成功的資訊軟體顧問

無論是功能強大、調整性佳,或是強調能與企業本身既有資訊系統或服務整合的軟體, 皆必需有熟知軟體本身、了解產業特性、及對資訊技術有經驗的軟體顧問師,對軟體專案導入提供輔導與建議, 才能事半功倍、開花結果,其重要性實不亞於資訊軟體本身。...
在競爭愈來愈激烈的環境中,企業要成功的建立起優競爭力, 必須具備反應速度快、 調整彈性大、及成本控制低的組織。隨著近幾年來電腦應用科技快速發展,企業導入電腦化系統, 已不是拋開競爭者而能獨佔鰲頭的秘方,使用符合公司需求的優質系統已經是企業是否能在市場繼續競爭的必要條件。
企業導入資訊軟體系統不外乎委外與自行開發二種途徑, 以目前專業分工的趨勢及成本控制的角度來看, 軟體委外已成為主流,而其中又以導入套裝軟體系統佔多數, 其原因是套裝軟體導入時程短、相對成本低、 軟體品質比較容易掌握,再加上軟體廠商提供的顧問與服務機制, 使得企業不須投入太多的人力與成本在新系統導入的規劃中, 即能獲至相對的效果。
現代的企業在產業競爭中必須要具備反應速度快、調整彈性大, 同樣的,一個優質的軟體系統也一樣要具備這兩個因素。 軟體必須要能夠快速的導入上線, 而為了能夠滿足客戶在不同階段的需求,軟體更必須保有充分的彈性空間,以因應客戶的需求。 然而,就筆者多年來在企業推動系統上線的經驗而言,一個優秀的軟體顧問師,在企業推動e化的過程中, 其實是扮演著成敗關鍵的角色。
因為無論是功能強大、調整性佳,或是強調能與企業本身既有資訊系統或服務整合的軟體, 皆必需有熟知軟體本身、 了解產業特性、及對資訊技術有經驗的軟體顧問師,對軟體專案導入提供輔導與建議, 才能事半功倍、開花結果,其重要性實不亞於資訊軟體本身。
怎樣才算是一位合格的軟體顧問師呢?筆者以為至少須具備底下五點:
1、良好的溝通技巧:
軟體顧問師是介於企業與軟體廠商之間溝通主要橋樑,同時也擔負起部份企業內, 各部門需求的傾聽者與仲介者,故需有良好的溝通技巧與協調能力。
2、熟知自製軟體功能與限制:
這是最基本、也是最重要的一點。 軟體顧問師的工作就是輔導資訊軟體成功上線, 若連自家軟體的功能與限制都不十分了解,如何能讓系統發揮應有的功效? 同樣的,也可能會過度誇大了軟體本身所能達到的效能,而對資訊軟體導入過程投下不利的變數。
3、了解產業特性、關心市場動態:
每種產業有他本身生產、營運特性,一位好的軟體顧問師, 必須累積經驗、持續自我進修,才能在導入資訊軟體時提供適切的建議,真正解決企業面臨的問題,提高資訊軟體帶來的綜效。
4、持續吸收資訊相關知識:
資訊領域不變的本質,就是變。資訊技術、產品、方法不斷推陳出新, 軟體顧問師有責任吸收、歸納相關領域知識,以提供合於企業成本、效能考量的最適解決方案,這也是顧問師價值所在。
5、專案進度控制:
顧問師對所負責的專案進度控制很重要,這不僅關係到整個資訊專案成效的實現, 也是軟體公司評估此顧問師績效重要的指標。要達到準確的專案進度控制,使軟體系統成功上線,至少要做到底下幾點:
  • 協助企業成立系統上線專案小組,同時確認各成員之權責
  • 協助專案成員與企業高階主管形成共識,並獲得高階主管的全力支援
  • 協助企業定義專案的上線目標與完整的計劃
  • 有效地實施教育訓練與觀念宣導
  • 提供企業專業建議與問題解決
  • 進行專案進度監督與提供階段性品質稽核
戲法人人會變,各有巧妙不同,一個合格的軟體顧問師,能讓軟體發揮100%的效能, 縮短企業導入系統的時程與降低導入的困難度。反之,一個不合格的軟體顧問師,不但無法對企業產生任何的協助, 更有可能因為專業的不足與工作態度的不良,造成反效果。 因此,慎選合格的軟體顧問師是企業在導入任何的軟體系統時應該要特別注意的重要事項。
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