销售管理自动化(SFA)为企业营运成长的关键成功因素
身处于高度竞争力及快速变化的商业环境中， 企业如何在同业高度竞争压力之下还能持续维持穏定的营运成长，
甚或达成10倍速以上之成长， 已成为当今企业所应积极面对的重要课题，一般提升营运成长能力的键关因素不外乎下列几项：
『研发能力』、『制造能力』、『采购能力』、『服务能力』、『营销能力』及『销售能力』等，
其中又以『销售能力』被视为带动企业营运成长所需直接面对的关键成功因素....
通用数码‧邓翔如 2003/05/15
一、当前所面对的商业环境
身处于高度竞争力及快速变化的商业环境中， 企业如何在同业高度竞争压力之下还能持续维持穏定的营运成长，
甚或达成10倍速以上之成长， 已成为当今企业所应积极面对的重要课题，
一般提升营运成长能力的键关因素不外乎下列几项：
- 『研发能力』
- 『制造能力』
- 『采购能力』
- 『服务能力』
- 『营销能力』
- 『销售能力』
其中又以『销售能力』被视为带动企业营运成长所需直接面对的关键成功因素，
同时也是各类型企业不管是制造业、服务业或贸易业等，所需培养及提升的共同能力。
然而，一个企业销售能力的好坏直接责任者乃是业务人员，其整体生产力的高低与公司营收息息相关，
换句话说，业务人员的生产力代表着该公司是否成功的重要关键， 根据国外一项报告指出，
业务及营销单位每年所花费的成本支出平均占公司总支出的15%至35%之间
﹝Unlock SFA Potential-Optimizing Sales Force Effectiveness， Roger Fetterman，March 2002﹞，
这代表着企业对业务及营销单位的重视及其重要性，同时也再次验证销售能力与营运成长乃是息息相关。
既然销售能力是如此重要， 那么如何以现代化的信息技术来协助企业进行业务管理及执行，
以便有效掌握客户信息、缩短业务信息之存取时间及促进结案率之提升，
俨然已成为当今各企业之执行长所应积极面对的重大课题。 尤其现代企业纷纷朝向全球化及多角化方式经营，
分布式的营运据点及大量的产品相关知识经验将更加深企业经营管理的困难度。
二、新形态的商业运作模式
在旧的业务管理模式底下以『人来管理人』的方式已不符现代企业的需求，
例如，业务单位主管每天必须花费很多时间来了解每位业务人员手头上正在执行的案例状况，
同时，业务人员本身也需投人很多的时间在产品知识的吸收、规划书、报价单及竞争对手资料等文件的整理上，
严重地压缩业务人员直接面对客户进行销售的时间，导致整个销售周期不断地延长， 结案率无法有效提升的窘境。
此外，『客户』是公司重要的无形资产，但常因业务人员的异动而流失，
也是导致销售能力下降的主要因素之一，因此，为了有效解决上述问题，
许多企业组织纷纷导入新的业务管理模式，以自动化销售系统﹝SFA：Sales Force Automation﹞作为辅助，
将业务运作所需之相关信息，以实时的方式透过系统传送或通知相关的业务人员，
以快速提升业务执行效率。
而什么是销售自动化系统？简单地说， 乃是藉由信息技术开发出来的自动化管理系统，
让业务人员在销售过程中所付出的努力能够事半功倍， 进而驱动企业内部更有效率地预测营收趋势、追踪销售进度、
案例签约状况及改善与客户间互动关系等， 并落实业务人员责任客户预计签约管理及竞争对手之优劣势分析，
使其更有效地协助业务主管掌握案例销售进度，同时打破时空限制， 实时与全球各地之业务人员进行互动，
大幅减少业务管理工作所需耗费的时间， 同时强化业务团队的生产能力。
三、最佳的解决方案
面对快速变迁的全球商业环境，尤其当公司内部、 潜在客户及销售市场不断变化的情况下，
如何大幅提升业务团队的销售能力， 已成为当前企业成功与否的重要关键指标。
分析整个业务销售流程及客户购买流程， 我们发现下列几项可以有效缩短销售周期及提升结案率的关键衡量点：
- 是否有一个业务知识库， 可以不断累积销售过程中所产生的知识经验，不管是结构化或非结构化数据，
让业务人员在面对不同的销售案例时，可以实时地找到他所需要的信息。
- 是否有一个主动通报的机制， 例如：电子邮件或手机简讯等，可以随时随地将销售过程中业务人员或单位主管所应知道的信息及知识，
以特定的报表样版格式由系统主动传递出去，以提升业务人员对案件的掌握度。
- 是否有一个案例追踪的机制库， 让业务人员可以针对不同之销售案例及其不同之销售进度进行详细之追踪记录，
此机制不仅可以有效协助业务人员本身进行案例之控管， 更能促进业务团队主管针对单位业绩状况作一全盘掌控，
以落实目标管理制度之执行。
- 是否有一个行程规划的机制， 让业务人员或单位主管清楚得知，每月、每周甚至每日，每位业务人员之时程规划状况，
以协助其作好时间管理的工作。
- 是否提供竞争对手分析的机制， 协助业务人员及单位主管在进行案例检讨分析及策略拟定时，
更能有效地掌控竞争对手的各项活动状态，以落实SWOT策略分析的精神。
- 是否提供潜客与潜客、连络人与连络人间之关联萃取机制， 以增加业务人员面对不同之销售个案时，
能够掌握更多之客户情报，以有效提升案件之成交率。
而上述之衡量点乃是自动化销售系统(SFA)所涵盖的功能范围，因此，
积极导入自动化销售系统乃是当前有效提升『销售能力』的最佳解决方案，
而导入自动化销售系统可获致的优点如下：
- 业务人员可实时掌握客户最新的信息，以提升结案率及缩短销售周期。
- 自动汇集销售过程中所需要之信息，并可随时将整理好之知识经验纳入系统知识库中，
以供后续之学习及参考。
- 纯Web化的系统接口操作简单，业务人员不必花太长之学习曲线。
- 自动化销售系统兼具管理及生产力工具的特性，协助业务人员有效提升业务目标达标率，
同时提供较好的客户服务。
- 在整个业务销售活动中，不断地将正确的信息内容实时传递给正确的人， 以提升业务团队之竞争力。
总之，整个销售流程中的每个活动，业务人员皆必须在最短的时间内获取最充足的信息，
以便针对不同销售案例提出不同之销售策略，如此才能有效提升案件结案率，
同时将许多销售案例中所产生之宝贵知识经验，包含结构及非结构性数据不断地纳入知识库中不断累积，
以提供未来企业内部不管是新进业务人员或其它在职之业务人员在进行销售的过程中提供参考，
因此，导入自动化销售系统来辅助业务团队，以提升其整体之销售能力，将是现代企业管理者所面临刻不容缓的事情，
也惟有如此才能进一步将业务管理方式进行变革，以融入新形态的商业运作模式中，进而提升企业之竞争能力。