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銷售管理自動化(SFA)為企業營運成長的關鍵成功因素
身處於高度競爭力及快速變化的商業環境中, 企業如何在同業高度競爭壓力之下還能持續維持穏定的營運成長, 甚或達成10倍速以上之成長, 已成為當今企業所應積極面對的重要課題,一般提升營運成長能力的鍵關因素不外乎下列幾項: 『研發能力』、『製造能力』、『採購能力』、『服務能力』、『行銷能力』及『銷售能力』等, 其中又以『銷售能力』被視為帶動企業營運成長所需直接面對的關鍵成功因素....
通用數碼‧鄧翔如 2003/05/15
一、當前所面對的商業環境

  身處於高度競爭力及快速變化的商業環境中, 企業如何在同業高度競爭壓力之下還能持續維持穏定的營運成長, 甚或達成10倍速以上之成長, 已成為當今企業所應積極面對的重要課題, 一般提升營運成長能力的鍵關因素不外乎下列幾項:

  • 『研發能力』
  • 『製造能力』
  • 『採購能力』
  • 『服務能力』
  • 『行銷能力』
  • 『銷售能力』

  其中又以『銷售能力』被視為帶動企業營運成長所需直接面對的關鍵成功因素, 同時也是各類型企業不管是製造業、服務業或貿易業等,所需培養及提升的共同能力。

  然而,一個企業銷售能力的好壞直接責任者乃是業務人員,其整體生產力的高低與公司營收息息相關, 換句話說,業務人員的生產力代表著該公司是否成功的重要關鍵, 根據國外一項報告指出, 業務及行銷單位每年所花費的成本支出平均佔公司總支出的15%至35%之間 ﹝Unlock SFA Potential-Optimizing Sales Force Effectiveness, Roger Fetterman,March 2002﹞, 這代表著企業對業務及行銷單位的重視及其重要性,同時也再次驗証銷售能力與營運成長乃是息息相關。

  既然銷售能力是如此重要, 那麼如何以現代化的資訊技術來協助企業進行業務管理及執行, 以便有效掌握客戶資訊、縮短業務資訊之存取時間及促進結案率之提升, 儼然已成為當今各企業之執行長所應積極面對的重大課題。 尤其現代企業紛紛朝向全球化及多角化方式經營, 分散式的營運據點及大量的產品相關知識經驗將更加深企業經營管理的困難度。

二、新形態的商業運作模式

  在舊的業務管理模式底下以『人來管理人』的方式已不符現代企業的需求, 例如,業務單位主管每天必須花費很多時間來了解每位業務人員手頭上正在執行的案例狀況, 同時,業務人員本身也需投人很多的時間在產品知識的吸收、規劃書、報價單及競爭對手資料等文件的整理上, 嚴重地壓縮業務人員直接面對客戶進行銷售的時間,導致整個銷售週期不斷地延長, 結案率無法有效提升的窘境。

  此外,『客戶』是公司重要的無形資產,但常因業務人員的異動而流失, 也是導致銷售能力下降的主要因素之一,因此,為了有效解決上述問題, 許多企業組織紛紛導入新的業務管理模式,以自動化銷售系統﹝SFA:Sales Force Automation﹞作為輔助, 將業務運作所需之相關資訊,以即時的方式透過系統傳送或通知相關的業務人員, 以快速提升業務執行效率。

  而什麼是銷售自動化系統?簡單地說, 乃是藉由資訊技術開發出來的自動化管理系統, 讓業務人員在銷售過程中所付出的努力能夠事半功倍, 進而驅動企業內部更有效率地預測營收趨勢、追踪銷售進度、 案例簽約狀況及改善與客戶間互動關係等, 並落實業務人員責任客戶預計簽約管理及競爭對手之優劣勢分析, 使其更有效地協助業務主管掌握案例銷售進度,同時打破時空限制, 即時與全球各地之業務人員進行互動, 大幅減少業務管理工作所需耗費的時間, 同時強化業務團隊的生產能力。

三、最佳的解決方案

  面對快速變遷的全球商業環境,尤其當公司內部、 潛在客戶及銷售市場不斷變化的情況下, 如何大幅提升業務團隊的銷售能力, 已成為當前企業成功與否的重要關鍵指標。

  分析整個業務銷售流程及客戶購買流程, 我們發現下列幾項可以有效縮短銷售週期及提升結案率的關鍵衡量點:

  1. 是否有一個業務知識庫, 可以不斷累積銷售過程中所產生的知識經驗,不管是結構化或非結構化資料, 讓業務人員在面對不同的銷售案例時,可以即時地找到他所需要的資訊。
  2. 是否有一個主動通報的機制, 例如:電子郵件或手機簡訊等,可以隨時隨地將銷售過程中業務人員或單位主管所應知道的資訊及知識, 以特定的報表樣版格式由系統主動傳遞出去,以提升業務人員對案件的掌握度。
  3. 是否有一個案例追踪的機制庫, 讓業務人員可以針對不同之銷售案例及其不同之銷售進度進行詳細之追踪記錄, 此機制不僅可以有效協助業務人員本身進行案例之控管, 更能促進業務團隊主管針對單位業績狀況作一全盤掌控, 以落實目標管理制度之執行。
  4. 是否有一個行程規劃的機制, 讓業務人員或單位主管清楚得知,每月、每週甚至每日,每位業務人員之時程規劃狀況, 以協助其作好時間管理的工作。
  5. 是否提供競爭對手分析的機制, 協助業務人員及單位主管在進行案例檢討分析及策略擬定時, 更能有效地掌控競爭對手的各項活動狀態,以落實SWOT策略分析的精神。
  6. 是否提供潛客與潛客、連絡人與連絡人間之關聯萃取機制, 以增加業務人員面對不同之銷售個案時, 能夠掌握更多之客戶情報,以有效提升案件之成交率。

  而上述之衡量點乃是自動化銷售系統(SFA)所涵蓋的功能範圍,因此, 積極導入自動化銷售系統乃是當前有效提升『銷售能力』的最佳解決方案, 而導入自動化銷售系統可獲致的優點如下:

  1. 業務人員可即時掌握客戶最新的資訊,以提升結案率及縮短銷售週期。
  2. 自動彙集銷售過程中所需要之資訊,並可隨時將整理好之知識經驗納入系統知識庫中, 以供後續之學習及參考。
  3. 純Web化的系統介面操作簡單,業務人員不必花太長之學習曲線。
  4. 自動化銷售系統兼具管理及生產力工具的特性,協助業務人員有效提升業務目標達成率, 同時提供較好的客戶服務。
  5. 在整個業務銷售活動中,不斷地將正確的資訊內容即時傳遞給正確的人, 以提升業務團隊之競爭力。

  總之,整個銷售流程中的每個活動,業務人員皆必須在最短的時間內獲取最充足的資訊, 以便針對不同銷售案例提出不同之銷售策略,如此才能有效提升案件結案率, 同時將許多銷售案例中所產生之寶貴知識經驗,包含結構及非結構性資料不斷地納入知識庫中不斷累積, 以提供未來企業內部不管是新進業務人員或其它在職之業務人員在進行銷售的過程中提供參考, 因此,導入自動化銷售系統來輔助業務團隊,以提升其整體之銷售能力,將是現代企業管理者所面臨刻不容緩的事情, 也惟有如此才能進一步將業務管理方式進行變革,以融入新形態的商業運作模式中,進而提升企業之競爭能力。

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